Hoe organiseer ik een activiteit?

10 mei, Arnhem
Dit bericht gaat niet zozeer over mijn reis, maar meer over de organisatie van een activiteit. Als voorbeeld neem ik het concert, maar eigenlijk zal de uitleg wel voor elke soort activiteit toegepast kunnen worden. Ik heb dit geschreven om andere te helpen, want dat is een van de kwaliteiten die belangrijk zijn bij School at Sea.

Voor elke activiteit gebruik ik het volgende stappenplan:

1. Activiteit (wat, welke manier sponsoren)
2. Locatie en datum
3. Benodigdheden (en sponsoren voor deze spullen)
4. Draaiboek (wie, wat, wanneer, waar)
5. Benodigde personen om alles uit te voeren (mensen vragen om te helpen)
6. Reclame maken

Activiteit (wat, welke manier sponsoren)

Elke activiteit begint met een idee. Bij deze activiteiten is het belangrijk dat het geld oplevert. Bij het brainstormen voor ideeën is dit zeker iets om rekening mee te houden. In dit geval het concert, hierbij kwamen een aantal vragen in mij op:

• Middag of avond?
• Welke stijl?
  • Wie gaan spelen?
• Iedereen of alleen genodigden?
• Divers programma of een paar grote stukken?
• Eten drinken na afloop, ja/nee?
• Presentatie, wanneer: begin, midden, eind?
• Kaartjes of gratis?

En zo zijn er vast nog veel meer vragen of problemen om over na te denken.

Locatie en datum

Het moment dat je moet bepalen waar en wanneer je de activiteit wilt laten plaatsvinden.

Ik heb eerst de beste datum en tijd voor mij uitgezocht. Dat werd 30 juni 15.30 aanvang. Dat staat vast, in dit geval waren er niet veel meer mogelijkheden. Vervolgens moet het ergens plaatsvinden. In dit geval is het de Elisabethkapel in Arnhem geworden. Dat komt omdat ik iemand ken die daar actief is; hij heeft deze locatie gratis voor mij kunnen regelen. Dat is erg fijn. De opbrengst moet ik gebruiken voor mijn reis, niet voor de ‘zaalhuur’.

De datum, tijd en locatie staan vast. Dan kunnen we verder…

Benodigdheden (en sponsoren voor deze spullen)

Het wordt tijd dat je precies gaat opschrijven wat er nodig is. Afhankelijk van de kosten moeten deze gesponsord worden. Schrijf dit allemaal op, zodat deze geregeld kunnen worden. Gedurende het organiseren zal dit lijstje natuurlijk steeds weer aangevuld worden.

Deze stap is dan ook meer een afstreeplijstje met dingen niet nog geregeld moeten worden.

Een voorbeeld van dit lijstje voor het concert:

• Vleugel
• Uitnodiging email, facebook
• Beamer + scherm + computer
• Pot
• Kaartjes(systeem) + reserveren
• Programma

Draaiboek (wie, wat, wanneer, waar)

Nu een beetje de inhoud van de activiteit duidelijk is geworden, moet er een draaiboek gemaakt worden. Hierin staat precies wie wat waar en wanneer doet. Dit is niet alleen handig voor een goed verloop van de activiteit, maar geeft ook gelijk een goed overzicht van de activiteiten die moeten gebeuren. De wie zullen we als laatste invullen. We beginnen met wat en wanneer. Afhankelijk van de activiteit of ‘wat’ is de locatie ook belangrijk. Ook eventuele opmerkingen horen hierbij. Het idee van een draaiboek is dat voor iedereen gelijk duidelijk is wat hij moet doen en waar hij op moet letten. Voor het concert zou een regel het volgende kunnen zijn:

Wie	Wat	Wanneer	Waar	Opmerkingen
Pietje	Kaartverkoop	15.00 tot 15.30 uur	Ingang kerk	Veel mensen hebben gereserveerd, hiervan is een lijst met namen in de envelop

In het draaiboek kunnen ook alle voorbereidingen worden opgeschreven: De vleugel moet gestemd worden. Dat moet ik de laatste week voor het concert. De vaste stemmer gaat dit doen.

Nu het draaiboek wat vorm heeft gekregen, kunnen we verder.

Benodigde personen om alles uit te voeren (mensen vragen om te helpen)

Niet geheel onbelangrijk. Wie gaat wat doen. Vul nu de namenlijst, voor zover dat nog niet het geval was, in. Zoek extra handen als deze nodig zijn. Vraag hiervoor vrienden en familie. Laat deze ook alle belangrijke informatie weten. Regel dit op tijd, want hoe eerder je iemand vraagt, hoe groter de kans op success.

Mocht dit nog niet helemaal lukken, dan is dat natuurlijk helemaal niet erg. Ga ruim van tevoren verder met de volgende stap.

Reclame maken

Mensen moeten natuurlijk naar je activiteit komen. Dus maak reclame, een aantal ideeën hiervoor:

• Maak een poster. Verspreidt deze op zoveel mogelijk plekken, zowel digitaal als fysiek.
• Zorg voor een artikeltje in de krant van de wijk, gemeente of iets dergelijks.
• Deel het evenement op Social Media als Facebook, Twitter, Instagram.
• Nodig vrienden en familie uit.

Er zijn natuurlijk nog veel ideeën. Deel ze in de comments. Of iets geschikt is, hangt natuurlijk van de doelgroep af. Is je activiteit alleen voor familie en vrienden, dan is een artikel in de krant niet zo belangrijk, maar is je activiteit voor iedereen, zoals dit concert, dat is dat zeker een goed idee.

Begin hier op tijd mee, want mensen moeten je dag reserveren en hoe later mensen erachter komen dat jij een hele toffe activiteit hebt, hoe groter de kans dat ze al wat hebben.

Dit was een korte uitleg over hoe ik een activiteit organiseer. Gebruik vooral wat je kan gebruiken, niemand zegt dat het zo moet en ik dus ook niet. Andere ideeën zijn zeker niet fout, of misschien wel beter. Het maakt ook niet uit hoe je er komt, zolang je maar een mooie activiteit organiseert.

Met dank aan Jonna Meesters.